Comment créer et réussir un projet le cycle en 4 phases du management de projets ?

Une explication réussie de la gestion de projet en 6 étapes constitue un véritable défi .

Ce tutoriel vous apprendra spécifiquement à préparer un projet, à le planifier de A à Z et à le suivre pour atteindre vos objectifs.

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À la fin de cet article, vous trouverez d’autres ressources (comment gérer les relations personnelles, modèles de documents…).

Les six principales étapes d’une bonne gestion de projet sont les suivantes :

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  • Étape 0 : Définir les objectifs du projet
  • Étape 1. Exécutez le projet et configurez la liste des tâches
  • Étape 2. Définir le flux logique des tâches
  • Étape 3 : ajouter des durées et des contraintes à certaines tâches et intégrer des tâches externes
  • Étape 4 : Définir et allouer des ressources
  • Étape 5 : Planifier et suivre le projet
  • Bonus : Le principal logiciel de gestion de projet

C’est le résumé de ce dossier et des sujets abordés :

Étape 0 : Définir les objectifs du projet

L’ étape 0 ressemble à une « base », mais trop souvent elle est négligée (c’est pourquoi je l’ai appelée étape 0, donc cela semble évident… et pourtant elle est trop souvent négligée).

En ne définissant pas les objectifs du projet, vous pouvez induire un « effet de tunnel » (c’est-à-dire commencer et bouger jusqu’à ce que vous réalisiez que nous avons mal compris, mais souvent en retard), ou partir sur une base incorrecte, ce qui vous obligera par la suite à refaire le travail.

Il est essentiel de clarifier les objectifs du projet (priorité #1 et objectifs secondaires), ce que l’on attend de vous (livrables, délais, délais, budgets…) et la flexibilité que vous pouvez avoir.

Il est essentiel d’écrire cela dans un document, afin de ne pas partir. de l’espace pour les malentendus et surtout pour que l’entrepreneur le valide.

Parfois, vous pouvez comprendre une chose et votre responsable une autre (par exemple, le directeur veut obtenir des résultats rapides pour montrer à la direction qu’il va de l’avant, tandis que le chef de projet passera du temps à préparer le dossier et à organiser des réunions préparatoires).

Pour que les contraintes classiques d’un projet soient prises en compte à l’étape 0, vous devez généralement :

  • Il est temps de le faire (1 semaine, 1 mois…)
  • L’argent pour le faire (budget « sans limite » car la priorité ou, inversement, le bricolage se fait rapidement)
  • Les fonctions que vous souhaitez y mettre ou les résultats attendus (qu’est-ce que la « fonction tueuse »), c’est-à-dire ce qui est essentiel pour fournir)
  • Importance pour la direction générale ou la stratégie d’entreprise

Sachez que ce qui est généralement décisif, ce sont les facteurs temps/argents/fonctions.

Ces 3 contraintes forment un triangle que vous pouvez modifier pour vous assurer de respecter l’une ou l’autre de ces restrictions.

Un bon moyen de clarifier le résultat obtenu et, par conséquent, de laisser le décideur se choisir pour ne pas se retrouver dans une mauvaise posture…

Remarque : Si votre sponsor ne vous offre pas de solutions (par exemple, plus de médias, plus de temps…), demandez-lui « Mais comment le faites-vous alors ? » Cela vous permet de renvoyer le problème au lieu d’avoir à vous justifier et à trouver des solutions impossibles à supporter.

Étape 1. Découpez le projet et fixez la liste des choses à faire : il suffit de manger une baguette en la coupant en tranches !

Le la première étape à faire consiste à établir une liste des tâches à accomplir.

C’est cette étape qui est la plus délicate, car elle jette les bases du projet.

Si une tâche est oubliée à ce moment-là, le projet sera déformé et sa gestion sera donc également déformée.

Énumérez toutes les tâches possibles et imaginables, et soyez très critique à l’égard de cette liste : pour chaque tâche, demandez-vous toujours de quoi ai-je besoin avant de pouvoir le faire ? Qu’est-ce que cela signifie pour le reste du projet ?

En procédant ainsi, vous trouverez par déduction et induction de nouvelles tâches que vous auriez peut-être oubliées, des exigences techniques…

Autres conseils : distinguer entre l’exécution d’une tâche et la valider et la communiquer.

Comme nous l’apprennent les lois du temps, la plupart du temps perdu est avant que l’action ait lieu : les gens perdent leur temps fou à décider de prendre une action, en tenir compte et découpez votre projet en détail.

Il est préférable de commencer par du papier et du crayon, et de commencer par l’objectif final.

En fait, en commençant par l’objectif, vous allez prioriser vos efforts sur cet élément, plutôt que de commencer par les détails.

Ensuite, vous pouvez l’utiliser vous-même :

  • Un fichier Excel avec une liste de tâches et des dates jalons, accompagné d’un fichier Powerpoint avec de grandes dates (adapté aux projets sans tracas ou déjà connus).

  • Ou utilisez un fichier MindMapping (plus efficace pour les projets complexes qui ne sont pas clairs).

La dernière chose : vous n’avez pas nécessairement à énumérer les tâches dans un ordre chronologique parfait, c’est plus pratique pour le reste.

Étape 2. Définir le flux logique des tâches

Tout ne doit pas être fait en même temps, et il est essentiel de commencer les travaux de construction immédiatement.

Par exemple, vous pouvez organiser une réunion de lancement de projet avec les parties prenantes bien avant d’avoir tous les éléments en main.

En prévision de cela, vous allez faire avancer le projet (et ne souffrirez pas de temps d’arrêt), mais vous fixerez également une première date pour faire avancer le projet.

2.1. Prédécesseurs et successeurs

Maintenant que vous avez compilé la liste des choses à faire, vous devez les « lier » ensemble, commander.

C’ est-à-dire qu’il est nécessaire de définir, pour chaque tâche, toutes les tâches prédécesseurs, c’est-à-dire toutes les tâches qui doivent être effectuées en amont, avant de pouvoir effectuer une tâche donnée : elle est appelée programmation.

Petit point de vocabulaire : Si le prédécesseur est appelé tâche ascendante, nous appelons le successeur la tâche descendante.

Par exemple, pour un projet « faire un gâteau », l’achat des ingrédients sera prédécesseur pour préparer le gâteau : oui, vous ne pouvez pas le préparer tant que vous n’avez pas les ingrédients nécessaires (au contraire, préparer le gâteau sera le successeur pour acheter les ingrédients) !

2.2. Types de liens

Une relation entre un prédécesseur et un successeur est appelée rapport de longueur de bras ou rapport de longueur de bras.

Au fait, il existe 4 types de liens : FD (début à fin), FF (de bout en début), DD (début à début), DF (début à fin), DF (début à fin). Définissez également des délais entre les tâches.

  • FD — Fin to Start : La tâche B ne peut pas démarrer avant la tâche A. Il s’agit du type de liens le plus courant. Il représente environ 95 % des liens entre deux tâches. Par exemple, la publication du rapport ne peut pas commencer tant que le rapport n’est pas terminé.
  • FF — De bout en bout : la tâche B ne peut pas être terminée jusqu’à ce que la tâche A soit terminée. La tâche B sera terminée à tout moment après la fin de la tâche A et n’a pas besoin d’être terminée en même temps. Par exemple, le contrôle des installations électriques sur un site ne peut pas être terminé tant que toutes les installations n’ont pas été terminées. Dans ce cas, la tâche B est exécutée au fur et à mesure que les installations sont effectuées : attendez que toutes les installations soient terminées pour démarrer le contrôle de la première installation.
  • DD — Commencer à démarrer : la tâche B ne peut pas démarrer avant le début de la tâche A. Petite précision : la tâche B peut démarrer à tout moment après le début de la tâche A, elle n’est pas obligé de démarrer en même temps. Par exemple, la rédaction du rapport ne peut pas commencer tant que la création du plan détaillé du rapport n’a pas commencé.
  • DF — Du début à la fin : la tâche B ne peut pas être terminée avant a commencé la tâche A. Il s’agit du type de liaison le plus rare. Par exemple, l’assemblage des couvercles d’une subdivision ne peut pas être terminé tant que le cadre n’a pas démarré.

2.3. Chronologie

Sur certains liens, des restrictions de durée peuvent s’appliquer. Par exemple, si je peins un mur, la première couche me prendra 1 heure.

Cependant, pour attaquer la deuxième couche, je vais devoir attendre que la première couche soit sèche 6 heures.

Par conséquent, ma tâche « première couche » ne durera pas 7 heures (car je serai en fait libre pendant 6 heures), mais elle durera 1 heure, avec un lien FD de 6h vers la tâche « deuxième couche ».

Dans Open Workbench, il s’agit d’un « écart » dans les propriétés de la tâche.

Étape 3 : ajouter des durées et des contraintes à certaines tâches et intégrer des tâches externes

L’ensemble world réserve toujours des marges de sécurité pour mener des actions.

Par conséquent, les actions du chef de projet sont les suivantes :

  • Formaliser les demandes aux parties prenantes
  • Redémarrez un redémarrage avant la date de livraison (et, si nécessaire, reprogrammez une date)
  • Leviers de recherche (relationnels, hiérarchiques, budgétaires, organisationnels…) pour faire progresser les archives
  • Dates prévues (réunions, brochures…) acceptées par les participants (demander leur avis et, si nécessaire, voir ce qui est livré ou compris pour réduire les retards ou les coûts).

3.1. Durée de la charge de travail

Désormais, cela dépend si vous travaillez avec Microsoft Project ou Open Workbench ou d’autres logiciels de gestion de projet (par exemple, Asana, Wrike, Trello…).

En fait, pour Microsoft Project, vous entrez directement la durée de tâches, ce sera donc une entrée de votre part dans le logiciel.

D’autre part, dans le cas d’Open Workbench, vous entrerez la « Pause en attente » en même temps que les ressources. Il ne s’agit pas d’une durée, mais d’une charge de travail (par exemple, pour rédiger un rapport, il faudra 3 heures de travail).

Dans d’autres logiciels de gestion de projet, il s’agit de planifier des tâches et de planifier des dates dans les programmes de ressources.

En fonction de cette charge de travail et de la disponibilité des ressources, une durée finale sera obtenue.

Par conséquent, la durée est une version du logiciel (par exemple, la rédaction d’un rapport qui ne prendrait que 3 heures de travail combinées à une disponibilité de 30 minutes par jour prendra 6 jours). Bref, charge de travail ou durée, saisissez-le à ce moment-là.

3.2. Points forts

Certaines tâches sont soumises à des restrictions de date.

Il est temps de les ramener chez eux. Par exemple, la déclaration de revenus comporte une restriction finale au plus tard le 31 mai . Par conséquent, cette tâche comporte une restriction « finale au plus tard » fixée au 31 mai.

Si cette restriction n’est pas respectée, les « taxes » de votre projet risqueront de poser des problèmes. Il existe également d’autres restrictions :

  • à partir du début
  • commencez au plus tard
  • vous devez commencer le
  • doit se terminer le
  • se termine dès que possible
  • terminer au plus tard

3.3. Tâches externes

Le projet dépend également de tâches externes.

Dans ce cas, vous pouvez choisir de les saisir directement en tant que tâche standard ou de les saisir uniquement comme « jalon », c’est-à-dire une tâche de durée nulle, un point simple à valider avant de pouvoir continuer.

C’est vous qui le voyez.

Pour ma part, compte tenu que les projets que je dois gérer sont assez simples, je préfère les renvoyer comme des tâches normales avec des ressources externes.

Si vous augmentez la complexité, le problème se posera si vous faites ceci : en fait, calculez les coûts du projet, le logiciel prendra également en compte le coût de ces ressources externes que vous n’avez normalement pas à inclure dans ce formulaire dans votre projet.

Étape 4 : Définir et allouer des ressources

Dans un projet, vous êtes la principale ressource pour organiser et souvent faire des choses.

Cependant, veillez à ne pas le faire plutôt que d’autres : non seulement vous risquez de le faire moins rapidement et moins bien, mais aussi en cas de problème, vous pourriez prendre vos responsabilités…

Soyez donc prudent d’apprendre à déléguer et à affirmer (c’est-à-dire demander sans l’imposer).

4.1. Liste des

ressources

Ici, le problème est simple : il faut faire une liste pure et simple de ressources.

N’oubliez pas le matériel : les ressources ne concernent pas uniquement les êtres humains.

4.2. Définir des contraintes pour les ressources

Chaque ressource aura une disponibilité spécifique ou des restrictions de charge maximales.

Par conséquent, n’oubliez pas de définir le nombre d’heures disponibles par jour, vos jours de congé (et, inversement, vos jours de travail si disponibles le week-end), ainsi que la partie de votre temps que vous pouvez consacrer autant que possible à une tâche.

Par exemple, on peut imaginer quelqu’un qui travaillera tous les jours, même le week-end, mais il ne sera disponible que 2 heures par jour et ne peut consacrer que la moitié de son temps (50 %) à une tâche.

Cet exemple combine les trois contraintes.

4.3. Allouer des ressources

Une fois que vous disposez de votre liste de ressources, vous pouvez les affecter à vos tâches.

N’oubliez pas de préciser le reste que vous devez faire à ce moment-là.

La ressource en attente dépend des ressources et des tâches, il ne s’agit pas d’une simple charge de travail par tâche qui est divisible entre les ressources.

Étape 5 : Planifier et suivre le projet

5.1.

Plan Il ne vous reste plus qu’à planifier le projet.

Cela vous permettra de comparer les prévisions et les prévisions réelles, de voir où vous avez pêché, et ainsi de vous améliorer continuellement.

Le logiciel de gestion de projet propose des fonctionnalités (voir le bas de ce dossier).

5.2. Assurer le suivi

Ici commence la gestion de projet à proprement parler.

Ce que nous avons fait jusqu’ici a été plutôt la gestion, car elle a participé à la définition des tâches et des objectifs.

L’objectif principal est de rendre votre agenda actif et de le revoir jour après jour : de cette façon, vous comprendrez en direct ce qu’implique une modification d’une tâche en termes de date de fin du projet et vous pourrez prendre les mesures correctives nécessaires.

J’insiste sur le fait que la planification doit être à la hauteur du projet, sinon elle n’est plus utile.

Idéalement, vous disposez également d’un espace partagé (Google Docs, Google Sheets, Wiki, Intranet, Slack, Asana, Trello, Wrike…) qui centralise les informations pour tous.

Par exemple, cela vous permet de dire « Oui, vous avez les informations sur l’espace du projet… » au lieu de perdre des heures à montrer à tous les utilisateurs où se trouvent les informations…

Planifiez des réunions personnelles sur votre calendrier pour redémarrer les gens… Vous le verrez souvent, même les personnes ayant le mieux, n’obéissez qu’à ceux qui « crient » plus fort ou qui les revivent souvent.

Une petite astuce est d’aller au bureau du peuple juste pour dire bonjour, faire un coucou… Cela ne fait pas oublier physiquement que les participants doivent vous retourner les objets !

5.3. Clôture du projet

Il s’agit d’une phase souvent négligée, c’est pour indiquer la fin du projet, avec une partie à la fin du projet.

Souvent, la fin du projet est généralement liée à la mise en œuvre du projet, mais il est conseillé d’effectuer deux événements distincts :

  • Lancement officiel du projet qui sera le point de départ des utilisateurs
  • Clôture d’un projet qui fera partie des participants au projet

Étape 6 : Créer un projet de publication de commentaires (REX)

Le Feedback of Experience (ou REX) vous permet d’effectuer une analyse post-mortem de votre projet avec ce qui a fonctionné, qui n’a pas fonctionné…

L’objectif est de réunir les principaux acteurs du projet plusieurs semaines après la fin du projet, afin d’obtenir un retour « froid », c’est-à-dire une fois le projet mis en œuvre.

REX vous permet de ne plus commettre les mêmes erreurs dans les projets futurs et de récompenser souvent les participants au projet.

Voici cet article qui a essayé de vous initier à la gestion de projet en 6 étapes principales.

Bien sûr, rien de mieux qu’une formation complète et détaillée sur ce sujet ou la lecture d’un bon livre de référence.

Mais si vous n’avez pas le temps ou les moyens de vous offrir une telle formation, qui dépasse facilement 2000€, j’espère qu’au moins grâce à cet article, vous en avez appris un peu plus sur la gestion de votre projets.

Le premier logiciel de gestion de projet

Pour automatiser la gestion de vos projets, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet.

Pour un projet ultra-simple (par exemple, organisation d’une foire, d’un webinaire…), un document de référence Word et/ou un fichier Excel partagé suffit.

Pour un petit projet dans une PME, une startup, pour une mission indépendante… Monday.com, Wrike ou Asana suffisent dans une large mesure.

Pour un projet plus complexe, MS Project convient généralement mieux.

Pour le développement d’un logiciel, d’un produit… en mode agile (surtout en informatique), Trello est généralement très approprié.

De plus, utilisez un logiciel de communication (chat vidéoconférence…) tel que Slack, Teams… pour obtenir une réponse rapide et maintenir un historique des échanges (groupés ou individuels).

Logiciel de gestion de projet simple pour les petits projets :

Monday.com  : Lundi est un logiciel très visuel et très simple. Il vous permet de simplement partager des agendas, des activités… entre les parties prenantes d’un projet. Il propose également des outils d’automatisation (si vous recevez un e-mail de cette personne, alors…).

Le prix est le suivant :

  • Gratuit pour 2 utilisateurs => Essayez ce lien .
  • 8€ /mois/utilisateur pour l’offre Basic (5 Go de stockage, tables illimitées…) => Essayez ce lien
  • 10€ /mois/utilisateurs pour l’offre standard (calendrier, diagramme GANTT, automatisation…)

Voici les derniers commentaires sur Monday.com (4.5/ 5)

 :

Wrike est un logiciel de gestion complet projets, avec gestion des tâches liées au projet, gestion d’images, vidéos…

Les tarifs sont les suivants :

  • Offre Freemium gratuite pour 1 personne (tâches, partage de fichiers, stockage de 2 Go…) => Essai gratuit sur ce lien
  • 9,80 €/mois pour le graphique GANTT, 5 Go de stockage… => Essayez ce lien
  • 24,80€ /mois/utilisateur pour l’intégration Salesforce, reporting avancé… => Essayez ce lien

****16****17

Asana  : Ce logiciel de gestion de projet en ligne est très complet, avec une gestion avancée des tâches, en particulier avec Gantts… Il s’agit d’un logiciel plus structuré pour les entreprises.

Prix :

  • Gratuit pour un usage personnel
  • 10,99 Euros/utilisateur/mois pour la personnalisation des champs, des règles, des jalons, des équipements…
  • 24,99 euros par mois/utilisateur pour la gestion d’objectifs, de ressources, d’approbations…

https://www.conseilsmarketing.com/wp-content/uploads/2020/04/STA20_NewHomepage_Reporting_OnTrack_FR_2x.mp4

Logiciel de communication (chat, visio, calendrier…)

https://slack.com/  : L’outil de travail collaboratif de Slack sous la forme d’un chat où vous pouvez partager des documents, des commentaires… mais ce n’est pas un outil de gestion de projet, c’est une solution de travail collaborative qui complète Asana, MS Project, Wrike… pour plus d’interactivité. Slack est gratuit pour les petites équipes.

— Ordinateurs : logiciel de communication Microsoft (chat, réunion, vision…).

Logiciel de gestion de projet simplifié

Trello  : est un outil de gestion des tâches plutôt qu’un véritable outil de gestion de projet (par exemple, sans Gantt, sans gestion du temps…), mais vous permet de gérer des projets très facilement et visuellement, en particulier ceux qui utilisent la méthode agile.

Pour utiliser correctement Trello, vous devez installer les modules complémentaires Chrome suivants :

  • Titres en couleurs de cartes pour Trello

  • Scrum pour Trello

  • Élégant : thèmes personnalisés pour les sites Web
  • Numéros de cartes Trello

  • Ultimello, le pack de fonctionnalités Trello

Et voici le résultat :

Logiciel pour gérer des projets complexes dans une grande entreprise

MS Project : : le plus complet mais aussi le plus complexe… réservé aux grands projets hautement structurés avec gestion du temps passé, des coûts…

http://www.redmine.org/  : est un logiciel de gestion de projet open source. C’est plutôt rustique, mais c’est gratuit.

Logiciel de gestion de projet complet mais simple  :

BaseCamphQ.com  : est le leader mondial des sites de gestion de projets. Il est simple et facile à utiliser.

Voulez-vous en savoir plus ?

Voici une série d’articles sur la gestion de projets qui complètent l’article que vous venez de lire.

En fait, vous avez découvert les bases, mais les articles suivants vous apprendront toutes les complexités d’une bonne gestion de projet :

  • Une bonne gestion de projet
  • Personnalité et relation dans la gestion de projets
  • Comment ne pas épuiser en tant que manager proyectos

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